流程梳理：AI接手之前的准备

办完以记录中的状态为准

教学示例流程的终点是某条记录出现约定状态。教培：从试听结束后的入班需求开始，到正式班安排登记完毕、相关岗位开始处理时结束；报名缴费由顾问对照机构写定的入班条件核实。电商换货则从收到诉求开始，到按审核结果完成换货安排并通知客户为止。

起点、终点写进流程，办理岗位便能按同一标准报进度。仓库收到退件、验收完成、换出商品发出，分别记在换货单上；负责汇总的人按事前选定的结束状态统计完成数。

交接说明写明收到的凭据

交接说明把两岗的责任写在一处，包含四栏：交什么、凭什么算收到、缺项退给谁、谁追进度。前后岗位各说一次日常经过，业务负责人据此写下交接要求，技术人员照着接入系统。

每岗收到哪些信息、具备什么条件才开始办理，都写在对应节点。后岗在对应单号下确认收到并开始处理，作为收到的凭据。缺项退回后，追进度的人继续跟到补齐；交接双方以哪条记录为准，老板在开工前定下。

例外写明恢复办理的依据

教学示例近期发生过的例外，沿原流程标出停下的位置、处理的人和继续办理的依据。教培改期时，顾问核实学员的新选择，教务核查新班名额及原安排的处理记录；电商退件已收到而验收未确认时，客服向仓库查验收记录，确认后继续办理。

负责人不在时由谁补位，也写在同一节点。记录对不上、材料缺失等情形保留待核状态，办理岗位能从流程中找到具体联系人。

个人习惯经核准才能作规则

新人办理一单时额外询问的事，可以用来查找流程遗漏。临时调班找谁、特殊商品谁复核，老员工说出判断依据后，业务负责人逐项核实。整理时分三栏记：现行规定、个人习惯、已过期；聊天中的旧说法经核准后再列入现行规定。

写流程、核准规则由业务负责人牵头，项目中的人员分工见 B06 组织管理。

办理岗位能查到指定的记录

教培安排入班，要查课程说明、报名记录、班次和名额；电商处理换货，要查售后政策、订单、退件验收和可安排的库存。同一项数据有几个副本时，业务负责人指定办理依据，其他副本标明出处。

必要信息由业务负责人指定的共享文件或系统保管，不放个人手机。办理岗位按单号查回原记录，技术人员检查各岗能否取得所需内容。

更新频率跟着办理时点确定

名额和库存随办理变化，登记时写清更新岗位及下一岗何时可查。每天只汇总一次的，页面注明截止时间；当天办理要用当天数的环节，查询时取得当天记录，暂时查不到的由人核实。

每项数据的内容及更新办法由业务负责人核准。名额扣得对不对、退件何时计回库存，业务岗位对照原记录核查，技术人员处理记录无法查询的问题。

名额扣下的时点写进规则

电商同样要分清账面库存和可售数。平台官方文档给出一种算法：可用库存＝商家仓库存－预扣库存－占用库存，扣除后的数展示给买家。多渠道销售时，业务负责人还需写定库存共享范围。这一公式只说明该平台文档中的计算关系，各店采用的算法由业务负责人定，分歧由老板裁定；AI 查询核准的当前数，整理给员工看。

数据缺口标明补齐的岗位

资料缺失时，单子记清缺哪项、影响哪步、由谁补、何时核实。库存没记录、入班条件有争议的，保留待核状态，不拿估数往下办理。补齐范围限于本次流程必需的信息，业务负责人把补齐日期写到对应节点。

未办完的单子保留当前进度

每天新接、办完、未办完的单放在一处，跨天未完的继续保留进度。电商换货单依次进入材料待客户补齐、待审核、待验收、待换出等状态；达到第一节写定的结束条件，汇总时才记为办完。

积压集中在哪一步，就派哪个岗位查原因。当前状态带着原单号，办理人员可以查回单据，核实这张单在等谁。

等待的时间单独记一栏

教学示例处理时间、等待时间和返工分三栏记。同一张换货单走了三天，情形 A 是两天在等客户补材料，改的是补材料提醒和催办；情形 B 是两天在等上一岗交接，改的是交接约定。两种情形分别讨论，办理历时相同，处理办法各异。

缺记录时短期抽样观察实际动手时间；工时如何计入回报，见 B04 投入回报。

看板由一个人按天汇总

看板集中展示单号、当前进度、已等待多久、退回次数、缺项和责任岗位。汇总指定一个人按天更新，各岗核实自己的记录。材料待补、待审核、待验收、待换出分别汇总，老板看各状态的积压和异常，办理岗位查明细。

缺项标明补齐期限，等待过长的单子写明继续办理的岗位。多久算等待过长、异常多久查一次，由老板在试点前写定，观察安排见 B08 推进节奏。

批准积压按动作类别排查

积压集中在批准环节时，业务负责人按动作类别查等待原因，批准分档见 B07 风险责任。补问反复来自交接资料遗漏的，可以评估让 AI 整理缺项，原岗位核实后补齐。原来的单量、等待和返工记录保留，试点后沿同一段流程比较。

办理岗位照文字规则试办

第一项准备是文字规则。业务负责人核准后，请办理岗位走一遍，查办理条件、交接要求及例外联系人能否找到。试办中额外问人的地方记回流程，核准人查明缺的是资料还是尚未定下的规则。

现行资料可查且当前数可核

第二项准备是现行资料。办理岗位实际查一次，核实取到的版本适用，资料负责人姓名可查；版本维护办法见 A03 资料问答。第三项准备是当前数，业务人员对照原记录核数值、截止时间和计算条件。只有过期截图或口头估数的，补查询办法或由人核实。

例外处理人列入开工核准

第四项准备是例外处理人。业务负责人核对每类例外的联系人、可决定的事项及补位人，并在每周安排一次查看看板的时间。四项准备各指定一名核准人，逐项签字；缺项写明补齐人及日期，相应动作暂缓。

以下开工核准清单可以直接复制使用。

1. 文字规则：业务负责人核准办理条件、交接说明及例外清单，办理岗位试办可查。
2. 现行资料：资料负责人核准适用版本及存放位置，办理岗位实际查到。
3. 当前数：数据所属岗位负责人核准数值、截止时间及计算条件，能对照原记录。
4. 例外处理人：业务负责人核准联系人、可决定的事项及补位安排，确定每周看板时间。

本次允许 AI 办到哪一步，另写一句；范围变动后，四项准备重新核准。

一句话记住开工前的签字，对应办理岗位能查到的规则、资料、当前数及例外处理人。

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