采购决策：买现成工具还是定制开发

现成工具处理员工交来的材料

现成工具包括通用 AI 工具、办公软件和业务软件自带的 AI 功能。员工开通后，用它处理贴入的内容或软件里已有的材料，通常不用技术人员参与。公司指定一位同事管理账号，使用办法沿用第7单元的一页清单；公司流程和其他系统中的数据另行核实。

平台搭建需要业务人员持续维护

平台适合把公司文件整理成可查询的资料，由懂业务的同事配置、测试、更新。文件中的规定能回答，当前名额和订单状态却要向业务系统查询。平台能否连接、原软件商是否开放接口，影响费用和交付时间。

定制开发由公司确认业务规则

定制开发把 AI 接入自家系统，读哪张表、写回哪一步，按公司流程配置。开发和维护投入通常随之增加。公司的业务负责人确认规则、参加测试、负责验收，开发人员无法替公司决定哪些例外可以放行。

三条路可以并用：写文案选现成工具，文件查询选平台，写回排课表的工作另核现成能力，不足部分再评估定制。

老板要定的：公司各类工作采用哪条路线，分别由谁负责。

起草工作通常沿用现成工具

起草的结果交人修改后发出，错误在草稿阶段能被改掉，通常不值得单独开发。采购时比较现成工具处理自家材料的表现，同时计入员工复核耗时。

当前业务数据从原系统查询

课程介绍、退费规定可以从文件查询，前提是有人更新；班级剩余名额、订单进度要查当前业务记录。个人临时查询可以试带连接功能的工具，多人共用时，同一份名额由一个系统算，避免员工各自查询后分别承诺。A04 工具调用说明连接机制，本节据此核采购范围。

写回系统增加采购验收项目

教学示例写排课表、改订单状态，会改变业务记录。签约前核实接口能否写入，以及批准、操作记录、撤回是否做得到。教培采购排班功能时，演示从试听反馈到写入排课表的全过程，核对教务批准的班级是否写对。

数据存放要求限制可选方案

数据必须留在公司时，可以把模型装在公司自己的服务器上，比较实际报价和内部维护工时。A06 数据安全说明部署位置及外部连接，这里据此核实方案会把资料传到哪里。

老板要定的：哪些资料不许出公司，这件事出错一次会影响哪些客户或业务记录。

买前三问各有一份书面依据

买之前核三项：工具能处理什么内容，员工输入的资料存在哪里，能否限定哪些人使用。业务负责人拿自家资料试功能；账号管理人核对可用人员；供应商提交存放地、访问人员和数据用途的书面说明。宣传中的效果数字只作待验证的承诺。

声称能连接，就列出具体系统、读写方式和开放接口的人；声称准确，就说明使用什么资料测试，并接受公司的业务样本检验。只有功能名称的介绍，缺少采购所需的数据条款。

合同分别写清资料返还期限

合同写明客户资料存放地、可访问人员、可用用途，终止后怎样返还、何时删除、谁出具书面确认。流程说明、配置文件、整理好的资料也写明归属。委托处理、向境外提供的适用条件，以及批准、撤回办法，见B07 风险责任；本单元将审查结果写入采购合同。

定制软件另核著作权归属。《计算机软件保护条例》（2013年修订）第十一条规定，没有书面合同或合同未明确约定时，受托人享有著作权。

接口事项由采购三方当面确认

公司业务负责人、原软件商、外部实施团队共同确认：读还是写、涉及哪些数据、接口是否现成、谁开发、谁配合、谁付费。三方确认的接口范围进入合同，后续测试按同一范围验收。

出错之后的处理人写进合同

合同列明谁核对结果，出错谁处理，处理费用谁承担。响应时限、夜间及周末的支持安排、规则变化后的修改收费也写明。

试运行覆盖一个完整业务周期

试点范围沿用B02 场景选择的办法，观察期覆盖一个完整业务周期。起算日期及是否包含资料整理、测试，在签约时写定。业务负责人负责记录，公司在同一范围内复核投入和效果。

验收包含供应商未见过的业务

验收样本从近期办过的业务中挑选，覆盖常见情形、例外、资料缺失。一线人员参加测试，其中一小批事先不给供应商看，验收当天才拿出。每条样本附预期结果，逐项比较答复、转人工和实际写入的记录。

比较指标沿用试点前的定义

教培比较试听后联系时长、漏跟进、信息不全退回次数和排进班时长；电商比较首次答复、交接等待、最终处理时长。具体算法沿用B04 投入回报第四节，旧记录和新记录使用相同起点、终点；未走完观察期的单子单列。

分期付款各对应一项验收内容

付款可分三段：第一段验接口接通、能读到当前数据，第二段验真实业务样本，第三段在完整业务周期后复核。每段验什么、谁来验、付款比例，由老板与对方在签约前写定。交付材料按第五节的表逐项接收，内部人员独立维护也列入最后一期验收。

业务判断随交付材料一并保存

账号、配置和文件之外，每条规则为什么这样写、试过哪些做法也交给公司。规定变化或系统升级后，内部人员若找不到修改位置，就只能再次请外部人员处理。

双方分工在签约时写清

外部实施团队连接数据、开发接口、搭建测试、修故障、带教员工。公司定业务规则、批准写入、更新资料、组织验收。分工写进合同，日常牵头和带教安排留到下一单元。

内部负责人独立操作后验收

内部负责人从启动起参加需求梳理和测试，确认规则。项目后半段由他修改规则、处理例外，外部实施团队在旁复核；离场验收时，他独立完成一次规则修改和一次例外处理，外部人员不参与。未达到约定要求的，延长交接期。

公司按五类材料办理交接

工具｜可以直接复制使用的交付清单：

清单管交付材料，技能包的组织方式见A05 任务编排。

离场后的过渡支持写明期限、响应时限、按次或按月的收费，以及涨价、到期不续时的安排。买本地部署设备，同样写明模型升级由谁做、怎么收费。

老板要定的：内部负责人是谁，交接验收由谁签字，离场支持保留多久。

一句话记住最后一期验收包括内部负责人独立改规则、处理例外。

1. 《AI服务个人信息处理规则》，某办公软件，更新及生效日期2025年12月29日，条款原文，访问日期2026年10月27日。企业自述，仅引用页面明示的承诺。
2. 《计算机软件保护条例》，2001年公布、2013年修订，第十一条，国家网信办转载页。原文核验记录日期2026年10月23日。